Проектная компания редко заканчивает работу на продаже. После договора и первого платежа нужно передать заказ исполнителям, поставить задачи, выпустить документы, учесть время и расходы, получить результат от команды и закрыть проект с клиентом.
Если продажа и выполнение заказа ведутся отдельно, менеджер передает договоренности в чате или письме. Команда заново уточняет объем работ. Руководитель собирает состояние проекта из задач, таблиц и финансовых документов.
Aspro.Cloud позволяет связать запрос, сделку и проект внутри одной системы. Но сама связь между модулями не определяет порядок работы. До настройки нужно решить, какие данные передаются, когда начинается проект и по каким условиям он считается завершенным.
Как выглядит весь путь
Для большинства проектных компаний маршрут можно разложить на девять шагов.
- Зафиксировать запрос клиента.
- Уточнить задачу и подготовить расчет.
- Согласовать условия и документы.
- Создать проект из сделки.
- Передать команде исходные данные.
- Выполнить этапы и задачи.
- Контролировать сроки, часы и деньги.
- Принять результат и подготовить закрывающие документы.
- Завершить проект и сохранить его в архиве.
Состав шагов меняется в зависимости от бизнеса. У подрядчика может быть выезд на объект и закупка материалов. У агентства - бриф, производство и согласование. У компании по внедрению - обследование, настройка, тестирование и обучение.
Система должна повторять этот порядок, а не заставлять сотрудников подстраивать работу под случайный набор стадий.
Шаг 1. Запрос клиента
Запрос может прийти с сайта, по телефону, по электронной почте или после рекомендации. На первом этапе не нужно требовать от менеджера всю информацию будущего проекта.
Для начала достаточно записать:
- клиента и контактное лицо;
- суть запроса;
- источник обращения;
- ответственного менеджера;
- дату следующего действия;
- доступные документы или файлы;
- предварительный срок, если клиент его назвал.
Главная задача первого этапа - не потерять обращение и назначить следующее действие. План проекта, точную стоимость и команду можно определить позже, когда появятся исходные данные.
Шаг 2. Квалификация и расчет
До подготовки предложения менеджер должен понять, можно ли оценить работу и подходит ли запрос компании.
Для проектной продажи полезно проверить:
- какой результат ожидает клиент;
- что входит в объем работ;
- какие исходные данные уже есть;
- кто согласует решение;
- есть ли обязательный срок;
- как будет проходить приемка;
- какие специалисты и подрядчики потребуются;
- какие расходы нужно включить в расчет;
- какие ограничения могут изменить срок или стоимость.
Результатом этапа становится расчет или предложение, которое можно обсуждать с клиентом. Если данных недостаточно, в сделке должна появиться конкретная задача: запросить документы, провести встречу или подготовить обследование.
Шаг 3. Условия и документы
До запуска проекта нужно определить условие передачи заказа в работу. В одной компании это подписанный договор. В другой - поступившая предоплата. Для небольших работ достаточно подтвержденного предложения.
В Aspro.Cloud предложение, счет и другие документы можно создавать из сделки. По данным официальной документации, в редактор документа могут передаваться сведения о контрагенте, товарах и стоимости.
Перед запуском проекта стоит проверить:
- согласованный состав работ;
- стоимость и порядок оплаты;
- плановые даты;
- договор и приложения;
- ответственного со стороны клиента;
- способ приемки результата;
- особые требования к доступам, файлам и отчетности.
Если часть данных пока не определена, это нужно явно отметить. Иначе команда воспримет предварительную договоренность как окончательную.
Шаг 4. Создание проекта из сделки
В Aspro.Cloud проект можно создать прямо из карточки сделки. Система сохраняет связь с исходной сделкой, переносит название и заказчика, а при создании позволяет выбрать шаблон проекта. Это описано в справке о создании проекта из сделки.
Проект не стоит создавать из каждого нового обращения. Иначе список проектов заполнится запросами, которые не дошли до согласования. Момент создания лучше связать с понятным условием:
- договор подписан;
- получена предоплата;
- заказ подтвержден;
- завершено платное обследование;
- руководитель утвердил внутренний проект.
Условие зависит от процесса компании. Оно должно быть одинаково понятно менеджеру и команде проекта.
Какие данные передавать в проект
Связь со сделкой помогает вернуться к истории продажи, но исполнителям нужен готовый набор данных для старта.
Таблица прокручивается по горизонтали
| Данные | Зачем нужны команде |
|---|---|
| Заказчик и контакты | понимать, с кем согласовывать вопросы и результат |
| Результат проекта | видеть, что должно быть передано клиенту |
| Границы работ | отделять согласованный объем от новых запросов |
| Сроки и контрольные даты | планировать этапы и зависимости |
| Стоимость и график оплаты | выставлять счета и контролировать поступления |
| Исходные файлы | не запрашивать повторно то, что уже передано менеджеру |
| Ответственные | понимать, кто ведет проект и кто принимает решения |
| Ограничения и риски | учитывать доступы, поставки, согласования и внешние зависимости |
Передача считается выполненной, когда руководитель проекта может начать планирование без повторного сбора основных договоренностей.
Шаг 5. Шаблонный или индивидуальный проект
Aspro.Cloud поддерживает проекты по шаблону и индивидуальные проекты. Выбор зависит от повторяемости работы.
Шаблонный проект подходит, если большинство заказов проходит через одинаковые этапы. В шаблоне можно заранее задать порядок работ, вехи, типовые задачи, роли и сроки.
Индивидуальный проект подходит для уникальной работы, где этапы и задачи определяются после продажи. Его план создается отдельно под конкретный заказ.
Официальная справка отдельно предупреждает, что структура шаблонного проекта задается на уровне шаблона. Поэтому до массового запуска шаблон лучше проверить на нескольких типовых заказах.
Плохой шаблон создает лишние задачи и скрывает различия между проектами. Рабочий шаблон сокращает подготовку, но оставляет место для параметров конкретного клиента.
Шаг 6. Этапы, вехи и задачи
Этап отвечает на вопрос, какая крупная часть проекта выполняется сейчас. Веха фиксирует важный результат или контрольную дату. Задача назначается конкретному исполнителю.
Для каждого этапа полезно определить:
- результат этапа;
- плановую дату завершения;
- обязательные задачи;
- ответственных;
- нужные файлы и документы;
- условие перехода дальше.
Например, этап «Подготовка проекта» нельзя считать завершенным только потому, что все задачи переведены в финальную стадию. Нужен проверяемый результат: утвержденная схема, согласованный макет, подписанный расчет или другой артефакт.
В Aspro.Cloud задачи можно привязывать к проекту и его этапам, назначать ответственных, учитывать время и строить последовательность на диаграмме Ганта. При этом не каждую мелкую операцию нужно превращать в отдельную задачу. Детализация нужна там, где меняется ответственный, срок или результат.
Шаг 7. Время, расходы и оплаты
Завершенные задачи еще не показывают экономику проекта. Руководителю нужны часы команды, прямые расходы, выставленные счета и фактические поступления.
Минимальный набор контроля:
- плановые и фактические часы по этапам;
- плановые и фактические расходы;
- график счетов и оплат;
- просроченные платежи;
- прогноз оставшихся часов и затрат;
- согласованные изменения объема.
Если проект выходит за план, важно открыть этап или задачу, где появилось отклонение. Общая сумма в конце месяца уже не помогает изменить ход работ.
Подробный порядок расчета разобран в отдельном руководстве «План-факт проекта. Как контролировать часы, расходы и отклонения».
Как работать с изменениями
После старта клиент может добавить работы, изменить результат или перенести срок. Устная договоренность быстро теряется среди комментариев и задач.
Для изменения нужно записать:
- Что именно меняется.
- Кто запросил изменение.
- Как меняются часы, расходы и срок.
- Требуется ли дополнительная оплата.
- Кто согласовал новые условия.
- Какие задачи и документы нужно обновить.
Исходный план лучше сохранить. Тогда можно отделить согласованное расширение проекта от внутреннего превышения оценки.
Документы и файлы
У проекта есть два типа материалов.
Рабочие файлы - технические задания, макеты, чертежи, фотографии, расчеты и промежуточные версии.
Финансовые и закрывающие документы - договоры, счета, акты и УПД.
В Aspro.Cloud файлы можно хранить внутри проекта, а счета создавать с привязкой к проекту и плановым поступлениям. Система также позволяет связывать документы со сделками и контрагентами.
До настройки нужно определить структуру папок, правила названий, права доступа и место хранения финальной версии. Наличие файлов в карточке не гарантирует, что сотрудник откроет правильный документ.
Приемка результата
Закрытие проекта начинается с проверки результата. Для каждого типа проекта полезно заранее определить:
- что передается клиенту;
- кто проверяет результат внутри компании;
- кто принимает его со стороны клиента;
- какие замечания считаются исправлением;
- какие запросы оформляются как дополнительные работы;
- какой документ подтверждает завершение;
- какие доступы и файлы нужно передать.
Если приемка не описана, проект может оставаться открытым из-за мелких правок, а команда продолжит записывать время после выполнения основного объема.
Шаг 8. Завершение и архив
Перед завершением руководитель проекта проверяет:
- выполнены ли обязательные этапы и задачи;
- принят ли результат;
- закрыты ли замечания;
- записано ли фактическое время;
- внесены ли расходы и поступления;
- выставлены ли счета и акты;
- сохранены ли итоговые файлы;
- указан ли результат проекта.
В Aspro.Cloud проект можно завершить со статусом «Закрыт успешно», «Провален» или «Приостановлен» и отправить в архив. Архив сохраняет информацию и позволяет при необходимости вернуть проект в работу.
Статус должен отражать реальный результат. Проект с неоплаченным счетом может быть завершен по работам, но финансовое обязательство все равно нужно контролировать. Поэтому правила закрытия задач, проекта и расчетов с клиентом лучше описать отдельно.
Что должен видеть руководитель
После настройки руководителю не нужен отчет со всеми полями системы. Для управления достаточно нескольких показателей:
- проекты по текущим этапам;
- ближайшие контрольные даты;
- просроченные задачи и вехи;
- загрузка ключевых сотрудников;
- плановые и фактические часы;
- поступления и расходы по проекту;
- задержанные оплаты;
- прогноз срока и себестоимости;
- проекты без следующего действия;
- причины приостановки или неуспешного завершения.
Показатель должен приводить к решению. Например, просрочка по этапу требует проверить зависимость или перераспределить работу. Перерасход часов требует пересчитать прогноз и найти причину.
В каком порядке настраивать Aspro.Cloud
Не нужно переносить в систему всю компанию за один запуск. Для первого контура достаточно одного типа проекта.
- Описать путь от запроса до закрытия.
- Определить момент создания проекта.
- Зафиксировать данные, которые передаются из сделки.
- Собрать этапы, вехи и типовые задачи.
- Настроить роли и права.
- Добавить документы, плановые платежи и расходы.
- Провести один заказ от заявки до закрытия.
- Исправить шаблон и только затем масштабировать его.
До автоматизации стоит проверить ручной маршрут. Автодействие может создать проект и задачи, но оно не исправит неполные договоренности или неверный шаблон.
Что проверить до выбора системы
Aspro.Cloud стоит проверять на реальном процессе компании. Особое внимание потребуется, если:
- финансовый учет должен синхронизироваться с 1С;
- проекты связаны с производственным планированием или складом;
- нужны сложные правила загрузки оборудования и бригад;
- доступ к финансовым данным должен строго разделяться;
- часть участников работает вне системы;
- отчетность строится по собственным правилам управленческого учета.
В этих случаях до покупки лицензий лучше составить требования и проверить один сквозной сценарий. Описание системы и доступных форматов работы находится в разделе Aspro.Cloud.
Если нужно настроить путь от сделки до завершенного проекта, состав работ и цены указаны на странице внедрения Aspro.Cloud. Первый этап включает разбор процесса, ролей, документов, отчетов и ограничений.
