Итак, что же такое управление проектами? Управление проектами подразумевает планирование и организацию ресурсов компании для выполнения требований проекта и достижения желаемого результата. Управление проектами требует применения знаний, навыков, инструментов, таких как Trello, и методов для продвижения конкретной задачи к завершению. В этой статье расскажу, как наилучшим образом использовать инструменты управления проектами, такие как Trello, для достижения ваших целей.
Trello — простой и удобный инструмент для работы над проектами (как персональными, так и командными), который помогает организовать проекты и все, что с ними связано, в «доски». Trello для командной работы поможет получить любую информацию, например, над чем ведется работа, кто и над чем работает и каков прогресс проекта. Trello для личного пользования поможет организовать задачи, установить напоминания, управлять сроками и многое другое.
Некоторые из ключевых стратегий, используемых для повышения продуктивности Trello, обсудим в этой статье. Далее будет предложено несколько шаблонов Trello для личного использования. В конце статьи рассмотрим продуктивные инструменты, с которыми можно работать, используя Trello для личного пользования.
Введение в Trello
Trello — это облачный инструмент визуальной совместной работы от Atlassian для управления , наверное, чем угодно: от бизнес-стратегии до свадьбы. Trello можно использовать для личного планирования и для миллиона других, но некоторые распространенные варианты использования включают управление контентом или редакционным календарем, планирование целей, рекрутинг, дорожные карты продуктов, межкомандное и ведомственное сотрудничество и даже мозговой штурм.
Trello использует подход Kanban и состоит из «досок». Доска в Trello — это серия списков с прикрепленными к ним карточками. С помощью удобной функции перетаскивания карточек из одного списка в другой их можно просто переносить.
Стратегия 1. Еженедельный список дел
Если у вас много еженедельных задач, то проще отслеживать их в одном месте.
Идея еженедельного списка дел проста. Создайте одну личную доску Trello с несколькими столбцами. Это могут быть: «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе» и «Главное сделано» или с разбивкой по дням недели.
Можно создать отдельный столбец для повторяющихся дел и использовать функцию повтора карточек.
Списки «Завтра» и «На этой неделе» предназначены для несрочных дел, которые появятся в течение недели, или для нетронутых карточек «Сегодня», которые было решено отложить на потом.
По мере планирования на следующий день перемещайте карточки из списка «Завтра» в список «Сегодня». Следите, чтобы список «Сегодня» не переполнялся, не перегружайте его задачами, иначе есть риск упустить что-то действительно важное. Большие задачи лучше разбить на более мелкие, используя для этого чек-листы.
Стратегия 2: GTD-доска в Trello
GTD (сокращение от Getting Things Done) — это метод личной продуктивности, который служит основой для организации и выполнения задач. Основная цель — очистить свой мозг от всех незавершенных дел, записывая их во внешнюю систему.
Можно использовать любое приложение для GTD, но обширные возможности Trello упрощают внедрение. Методология GTD состоит из пяти основных шагов, но для этой доски Trello лучше сосредоточиться на первых трех: Сбор, Обработка и Организация.
В папке «Входящие» собираем все, что приходит в голову и что может понадобиться в дальнейшем, будь то идея для книги, которую пишете, список покупок. Периодически просматривайте карточки в столбце «Входящие», определите, какое действие лучше всего предпринять, и переносите их в соответствующий список.
Все, над чем работаете в данный момент, будет храниться в списке «Сделать». Список «Следующее действие» для конкретных задач, которые нужно выполнить при первой же возможности. «Когда-нибудь/Возможно» — для дел, которыми хотите заняться в будущем, но на которые сейчас нет времени: места, которые нужно посетить, хобби, новые навыки, который нужно освоить.
Если речь идет о чем-то, что требует дальнейших действий со стороны других людей, для следующего шага (например, ожидание одобрения дизайна), поместите в раздел «Отложенные». Если не требует действий, но может понадобиться для решения другой задачи в будущем, перенесите на отдельную доску для справочных материалов.
При организации карточек указывайте любой дополнительный контекст, который может помочь. Установите сроки выполнения и напоминания для задач, которые должны быть выполнены в определенное время. Прикрепляйте любые дополнительные файлы и используйте ярлыки, чтобы распределить работу по категориям. Вот несколько распространенных способов наименования ярлыков:
Приоритет: низкий, средний, высокий
Время, которое потребуется: 15 минут, 30 минут, 1 час
Уровень энергии: низкий, высокий
Внедрив GTD с помощью Trello, не придется отвлекаться на все незавершенные дела, электронные письма и идеи, роящиеся в голове. Надежная персональная система управления задачами поможет оставаться сосредоточенным при работе над задачами.
Стратегия 3: Матрица Эйзенхауэра
Составить список дел легко; решить, что сделать в первую очередь, сложно, особенно когда все кажется первоочередным. Если знакомо, возможно, поможет матрица Эйзенхауэра — метод расстановки приоритетов задач на основе срочности и важности, чтобы всегда работать над нужными делами.
Каждая задача попадает в один из четырех квадрантов матрицы приоритетов, что сопровождается рекомендуемым курсом действий. Ниже пример метода в Trello.
Карточки в разделе Срочные/Важные обычно имеют конкретные сроки выполнения и должны быть выполнены как можно скорее, иначе будут последствия. Важные/не срочные задачи способствуют достижению долгосрочных целей, но не имеют конкретного срока выполнения. Можно запланировать их на свободное время.
Задачи, которые являются срочными, но не важными, как правило, включают в себя занятость, например, ответы на электронные письма или планирование встреч. В Trello можно делегировать такие задачи, пригласив сотрудника в доску и предоставив доступ к карточке.
В последнюю категорию входят дела, которые на самом деле не представляют никакой ценности для личного развития и должны быть удалены или выполняться только в течение ограниченного периода времени.
Стратегия 3: Основная доска
Благодаря настраиваемости и удобному интерфейсу Trello, легко создать отдельные доски для каждого из ваших проектов для дополнительного уровня организации. Однако когда у вас появляется больше досок, чем вы можете обработать, переключение между ними может снизить вашу производительность.
В этом случае лучше создать главную доску, на которой будут отображаться все предстоящие задачи, как на работе, так и в личной жизни.
Используя функцию 2-сторонней синхронизации досок, вы можете связать свои карточки на разных досках так, что любые изменения, внесенные в карточку на одной доске, будут применены и к исходной. Используя этот метод, вы сможете уделять больше времени глубокой работе и меньше времени контекстному переключению.
Стратегия 4: Подключите Trello к вашему менеджеру задач
Если вы похожи на среднестатистического гика продуктивности, вы, вероятно, используете более одного приложения для выполнения своей работы. Аргумент заключается в том, что когда вы используете один инструмент, предназначенный для конкретной цели, меньше возможностей для усложнения работы по сравнению с использованием одного и того же инструмента для различных типов работы.
Поэтому, если вы рассматриваете более легкую альтернативу Trello для личного использования, не расстраивайтесь. Вы по-прежнему можете хранить свои задачи в обеих платформах и использовать инструмент автоматизации рабочего процесса, чтобы они всегда были синхронизированы. С Pleexy вы можете легко отфильтровать, какие карточки Trello попадут в предпочитаемый вами менеджер задач: Todoist или Microsoft To Do.
